Tome las riendas, priorice su carga de trabajo antes de que lo hagan otros

Priorizar el trabajo puede ser frustrante, sobre todo si se trabaja para un mánager poco involucrado o una empresa que no fija objetivos claros. La mayoría de las personas que trabajamos nos enfrentamos a esta realidad cada día. La conocida (y citada) investigación de Robert Kaplan y David Norton demuestra que más del 90 % de los trabajadores de una empresa no entiende totalmente la estrategia de ésta ni lo que se espera de ellos para lograr los objetivos de la compañía. Para añadir más gravedad al problema, una investigación reciente demuestra que quienes ocupan cargos ejecutivos afirman tener prioridades que entran en conflicto entre ellas. En un mundo en el que las prioridades contradictorias e indefinidas representan la norma, ¿cómo podemos aprender a priorizar nuestra propia carga de trabajo sin dejar de sentir la satisfacción de un trabajo bien hecho?

Asumir el mando

Primero, compruebe su mentalidad en cuanto a fijar prioridades. No dé por sentado que priorizar su volumen de trabajo es el cometido de otra persona, no se considere a sí mismo como un "ejecutor", como una "abeja obrera". Resulta fácil culpar a nuestros superiores y empresas ante un nivel alto de estrés y una cantidad abrumadora de trabajo, pero comprenda que organizar y definir prioridades es uno de los cimientos del éxito. Para ello, puede empezar por evaluar cómo de bien está lidiando con el aumento de trabajo que supone liderar hoy en día.

Filtrar las prioridades

Seleccione un par de áreas concretas en las que fijar sus prioridades; esto puede ayudar al cerebro a gestionar la sobrecarga informativa. Los investigadores han comprobado que el exceso de opciones es lo que nos paraliza y da paso a decisiones contrarias a nuestros propios intereses. Dos criterios que yo utilizo con mis clientes para ayudarles a evaluar sus prioridades son la contribución y la pasión. Piense en su rol actual y conteste a las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es mi mayor contribución? Cuando reflexionamos sobre nuestra aportación al trabajo, tenemos en cuenta tanto las necesidades de la organización como la forma en que ofrecemos nuestras fortalezas, experiencia y competencias de manera única. La palabra contribución captura un sentimiento de propósito, ciudadanía y servicio.

• ¿Qué me apasiona? La motivación y la energía impulsan la acción, así que cuando fije prioridades, tenga claro qué es lo que le inspira de su trabajo en ese momento.

Determinar los pasos a seguir con un marco organizativo
Podemos juntar los criterios de contribución y pasión para definir un marco organizativo y de acción. Este esquema le puede ayudar a categorizar sus prioridades y definir las acciones posteriores. Observe el siguiente gráfico:

Cuadrante I: Priorice aquellas áreas de su trabajo que se encuentren en esta intersección ideal entre lo que más valor aporta y más le apasiona. Revise sus respuestas a las preguntas anteriores y compruebe qué proyectos, iniciativas y actividades aparecen tanto entre las que aportan más valor y más le entusiasman.

Cuadrante II: Tolere los aspectos de su trabajo que son importantes, pero consumen su energía. ¿Cuáles son las posibles incomodidades? ¿Qué puede hacer al respecto?

• Acepte que no pueden encantarle todos y cada uno de los aspectos de su trabajo. Por ejemplo, le puede emocionar tener una posición de más responsabilidad y un equipo más grande, pero no tanto el incremento de procesos de gestión y administración que supone.
• Acepte que podría encontrarse dentro de una curva de aprendizaje. Tal vez un aspecto clave del trabajo incluye algo que aún no representa su punto fuerte, como preparar presentaciones y asumir una mayor visibilidad externa. Mantenga una mentalidad de crecimiento y oblíguese a salir de su zona de confort.  
• Recuerde que hay un punto de inflexión en este cuadrante. Por ejemplo, su mayor aportación en un rol dedicado a la estrategia podría no ofrecerle nunca la pasión que siente cuando ejerce de mentor. El cuadrante podría revelar que ha llegado el momento de un cambio (esa era mi situación hace más de 15 años, cuando ninguna priorización que pudiera hacer iba a superar el hecho de que tenía la carrera equivocada).

Cuadrante III: Privilegie aquellas tareas que le aportan mucha energía y motivación, pero otras personas no consideran el mejor uso de su tiempo. ¿Cuáles son los posibles puntos de elevación?

• Destaque el valor añadido. Puede que vea una área nueva interesante en la que adentrase, pero cuyo valor no esté tan claro para otros. Comparta lo que observa en el horizonte e impulsa su convicción; explique por qué no le viene bien solo a usted, sino también a la empresa.
• Elévese a sí mismo. Sea consciente de las áreas en las que aún disfruta, quizá un rol anterior o su trabajo cuando la empresa era más pequeña. Puede que le encante resolver problemas y esté predispuesto a la acción, lo que también le empuja a inmiscuirse en cosas de las que su equipo debería ocuparse: pulse el botón de pausa antes de lanzarse a la piscina.
• Al final, si aumenta la desconexión entre lo que a usted le motiva y lo que valora su organización, podría haber llegado el momento de pasar página.

Cuadrante IV: Delegue la gestión diaria de actividades, correos electrónicos y reuniones de escaso valor. Si no hay en quién delegar, presente (y argumente) una propuesta para contratar otra persona. También puede decir simplemente que no, puede eliminar esas tareas por completo. La ironía es que, a medida que avanzamos en nuestra carrera profesional, lo que antes pertenecía al cuadrante I ahora se encuentran en el IV. Si la gente sigue acudiendo a usted para ese tipo de tareas, puede redirigirlas con educación con fórmulas como: "Me alegro mucho de verte. Sé cuán importante es esto. Le he pedido a Kate, de mi equipo, que lo asuma. Ella podrá proporcionarte una respuesta más rápida y directa".

Operacionalizar y señalar las prioridades en el calendario

Estudie su calendario del último mes para comprobar cuánto tiempo ha dedicado a cada uno de los cuadrantes. Personalmente, yo utilizo un sistema de codificación por colores para ver rápida y visualmente cómo lo llevo: CI, amarillo; CII, morado; CIII, azul; CIV, incoloro. Al comienzo de una nueva semana, señale todas las prioridades CI y concédase un poco de tiempo de preparación extra para ellas.

No se conforme con el statu quo. Como dice el autor de Essentialism, Greg McKoewn, si no prioriza su tiempo, alguien lo hará por usted. Y no siempre lo hará con sus mejores intereses ni el bien mayor en mente. Así que hágase cargo y reclame el poder de decisión sobre dónde puede dedicar mejor su tiempo y energía. Al hacerlo, se colocará en la dirección adecuada para conseguir resultados significativos, experimentar una mayor satisfacción laboral y disfrutar de mayor energía y motivación.

Tomado de:

Harvard Business Review